Suivi des présences¶

À quoi ça sert : pointer les adhérents séance après séance, depuis le bord du terrain, et savoir en un coup d'œil qui vient et qui décroche.

Permission requise

Gérer le suivi de présence. Elle donne aussi accès à la liste des groupes, indispensable pour pointer. Un responsable de groupe peut donc émarger sans avoir accès au reste du dossier des adhérents.

Les séances du jour¶

Ouvrez votre campagne, puis l'onglet Présences. Vous arrivez sur la journée en cours :

Les séances du jour sont listées dans l'ordre des horaires, avec leur groupe, leur créneau et leur lieu.
Un badge indique le nombre de présents sur l'effectif du groupe, par exemple 12 / 17.
Cliquez sur Pointer pour ouvrir la feuille de la séance.
Les flèches et le sélecteur de date en haut de page vous font passer d'un jour à l'autre.

Les groupes qui n'ont pas de créneau défini apparaissent dans une section Groupes sans créneau : vous pouvez les pointer à la date de votre choix.

Les créneaux commandent les séances

Une séance est créée à partir des créneaux du groupe. Si un groupe n'apparaît pas au bon jour, vérifiez ses horaires dans Groupes et créneaux.

Pointer une séance¶

La feuille d'émargement affiche tous les adhérents placés dans le groupe.

Cliquez sur la ligne d'un adhérent pour le marquer Présent. Cliquez à nouveau pour le repasser en Absent.
Le compteur de présents se met à jour immédiatement, sans validation à enregistrer.
Le champ de recherche filtre la liste par nom : pratique pour un groupe nombreux.
Si le groupe a plusieurs créneaux, choisissez le bon dans les onglets en haut de la feuille.

Sous chaque nom, vous retrouvez l'âge de l'adhérent et son assiduité depuis le début de la campagne, sous la forme 8 / 10 séances.

Les alertes remontent sur le terrain

Un avertissement ou une exclusion épinglé sur la fiche d'un adhérent apparaît sous forme de badge coloré à côté de son nom sur la feuille d'émargement. Voir Suivi du membre.

Seuls les adhérents placés dans le groupe peuvent être pointés. Pour ajouter quelqu'un à la séance, ajoutez-le d'abord au groupe.

Verrouiller le pointage après la séance¶

Pour éviter les feuilles corrigées trois semaines plus tard, vous pouvez fermer le pointage automatiquement.

Depuis une feuille d'émargement, cliquez sur Paramètres.
Indiquez un nombre d'heures après la fin de la séance au-delà duquel le pointage n'est plus modifiable.
Cochez Appliquer ce délai à tous les groupes de la campagne pour poser la même règle partout.
Laissez le champ vide pour que le pointage reste modifiable indéfiniment.

Tant que le délai court, la feuille indique jusqu'à quand elle reste ouverte. Une fois écoulé, la séance est verrouillée : les présences restent consultables, mais plus personne ne peut les modifier.

Consulter l'historique d'un groupe¶

Depuis une feuille d'émargement, cliquez sur Historique. Vous obtenez un tableau croisé : une ligne par adhérent, une colonne par séance.

La colonne Assiduité donne le nombre de séances suivies sur le total.
Chaque en-tête de colonne rappelle la date, l'horaire et le nombre de présents, et renvoie à la feuille correspondante.
Le champ de recherche filtre le tableau par nom.

Le bouton Export Excel, sur la page Présences, télécharge les présences de la campagne pour les retravailler dans votre tableur.

Le rappel sur le tableau de bord¶

Tant qu'une séance du jour n'a reçu aucun pointage, un rappel s'affiche sur le tableau de bord de la campagne et vous emmène directement sur la feuille concernée. Si vous êtes responsable de groupes, ce rappel ne porte que sur vos groupes.

Voir les présences d'un adhérent¶

Ouvrez la fiche d'un adhérent, puis l'onglet Présence de sa campagne. Ses groupes y sont listés, chacun avec son nombre de séances suivies et le détail date par date. Utile avant un entretien avec une famille, ou pour repérer un décrochage.

Bon à savoir¶

Le pointage est fait par le club : les adhérents ne s'inscrivent pas eux-mêmes à une séance.
Chaque pointage conserve la trace de la personne qui l'a effectué.
Les présences appartiennent à la campagne. Une nouvelle saison repart d'une feuille vierge.