Pré-inscriptions ou inscriptions ?

À quoi ça sert : comprendre ce qui distingue une pré-inscription d'une inscription, et décider si votre club a besoin des deux.

Permission requise

Editer le formulaire (catégorie « Formulaire d'inscription »). Si vous avez créé le club, vous disposez automatiquement de toutes les permissions.

L'essentiel en une phrase

Une pré-inscription n'est rien d'autre qu'une inscription partielle. Vous ne demandez pas toutes les informations : vous recueillez simplement l'intention de l'adhérent de revenir la saison prochaine. Aucun paiement n'est suivi, aucun document n'est réclamé à ce stade.

C'est la période qui décide, pas la personne

Ce qui fait qu'un dossier est une pré-inscription ou une inscription, c'est la période ouverte au moment où la personne remplit le formulaire.

Tout se règle au même endroit : onglet Formulaire de la campagne, dernière section Accès à la campagne. Elle contient deux blocs :

• Inscriptions — les périodes d'inscription complète ;
• Pré-inscriptions — replié tant que vous n'avez pas cliqué sur Activer les pré-inscriptions.

Le lien d'inscription, lui, ne change jamais : c'est le même pour tout le monde, toute l'année. Selon la période en cours, il ouvre le formulaire court ou le formulaire complet.

Si les deux sont ouvertes en même temps

Une personne concernée à la fois par une période de pré-inscription et par une période d'inscription tombe sur l'inscription complète. L'inscription l'emporte toujours.

Ce que la pré-inscription ne demande pas

	Pré-inscription	Inscription
Nom, prénom, date de naissance	Toujours	Toujours
Autres informations d'identité et contact d'urgence	Uniquement celles que vous cochez	Toutes celles activées dans le formulaire
Questions personnalisées	Uniquement celles que vous cochez	Toutes
Cotisations	Uniquement les sections que vous cochez	Toutes
Choix du groupe	Seulement si vous le cochez	Selon le réglage de la campagne
Autorisations à signer	Non	Oui
Exigences santé (certificat, questionnaire)	Non	Oui
Pièces jointes complémentaires	Non	Oui
Réductions et aides au paiement	Non	Oui
Suivi du paiement	Non	Oui
Validation par le club	Non, la pré-inscription est confirmée aussitôt	Oui, le dossier passe par vos inscriptions à valider
Crédit consommé	Aucun	1 crédit à la validation du dossier

Choisir les informations demandées à la pré-inscription

1. Dans la section Accès à la campagne, cliquez sur Activer les pré-inscriptions.
2. Dans l'encadré violet Requis dès la pré-inscription, cliquez sur Configurer.
3. Cochez ce que l'adhérent doit fournir dès la pré-inscription, parmi vos informations personnelles, votre contact d'urgence, vos questions personnalisées, le choix du groupe et vos sections de cotisations. Tout ce que vous ne cochez pas sera demandé uniquement à l'inscription.
4. Cliquez sur Enregistrer.

L'encadré violet affiche ensuite, sous forme d'étiquettes, la liste exacte de ce qui sera demandé.

TODO capture : le tiroir « Pré-inscription : informations requises » avec ses cases à cocher

Allez au plus court

L'intérêt de la pré-inscription est d'être expédiée en quelques secondes. Demandez le strict minimum maintenant, le complément viendra plus tard.

Ajouter une période de pré-inscription

1. Dans le bloc Pré-inscriptions, cliquez sur Ajouter une période de pré-inscription.
2. Choisissez qui peut s'inscrire : Tout le monde, Membres ou Collaborateurs.
3. Indiquez les dates et heures d'Ouverture et de Fermeture.
4. Si besoin, cliquez sur Personnaliser en face de Filtres pour restreindre la période à un âge, une année de naissance ou un genre.
5. Cliquez sur Ajouter.

Tant qu'une période de pré-inscription est ouverte, la campagne affiche le badge bleu Pré-inscriptions en cours.

Côté adhérent

1. L'adhérent ouvre le lien de la campagne et remplit le formulaire court.
2. Sa pré-inscription est enregistrée immédiatement — vous n'avez rien à valider.
3. Il reçoit un email « Préinscription confirmée » qui lui indique que le club le recontactera à l'ouverture des inscriptions. Il peut modifier ses informations entre-temps.
4. Quand une période d'inscription s'ouvre pour lui, il revient sur le même lien : Intraclub reprend son dossier là où il s'était arrêté et ne lui repose que les questions manquantes. Sa pré-inscription devient son inscription — il n'y a jamais de doublon.

C'est à vous de prévenir vos pré-inscrits

Intraclub n'envoie aucun email automatique au moment où les inscriptions complètes s'ouvrent. C'est volontaire : vous gardez la main sur le moment où vos adhérents sont sollicités. Vous pouvez ainsi ouvrir une période réservée aux Collaborateurs, dérouler une inscription de test de bout en bout, corriger ce qui doit l'être, puis seulement prévenir tout le monde.

Pour les contacter :

1. Sur la Vue d'ensemble de la campagne, cliquez sur le compteur Pré-inscrits.
2. Sur la page Pré-inscrits, cliquez sur Contacter — le bouton indique le nombre de destinataires.
3. Rédigez votre email et envoyez-le.

TODO capture : la page « Pré-inscrits » d'une campagne avec le bouton « Contacter »

Faut-il utiliser les pré-inscriptions ?

Non. Beaucoup de clubs s'en passent très bien : ils ouvrent directement les inscriptions de la saison en cours, et créent une seconde campagne pour la saison suivante dès qu'ils sont prêts. Vous collectez alors de vraies inscriptions sur les deux saisons, sans étape intermédiaire.

Les pré-inscriptions sont utiles quand :

• vous voulez jauger vos effectifs avant de constituer vos groupes ou de fixer vos tarifs ;
• votre formulaire n'est pas encore finalisé (montants non votés, créneaux non confirmés) mais vous ne voulez pas perdre le fil de vos adhérents ;
• vous souhaitez réserver la reconduction à vos membres avant d'ouvrir aux nouveaux venus.

Voir aussi Campagnes d'inscription et Suivi des inscriptions.