Inscrire un adhérent à sa place¶

À quoi ça sert : créer vous-même le dossier d'inscription d'une personne qui ne passera pas par le formulaire en ligne — celle qui s'inscrit au gymnase, par chèque, par téléphone — et rattacher au même compte les frères et sœurs d'une même famille pour que les réductions famille s'appliquent.

Permission requise

Créer des inscriptions au nom des adhérents. Il faut en plus la permission Gérer les dossiers d'inscription pour ouvrir les listes d'inscriptions de la campagne et compléter le dossier ensuite.

Le principe¶

Vous inscrivez la personne en son nom. Avant de valider, vous cochez une attestation :

Je certifie que [votre club] a recueilli l'accord de cette personne pour l'inscrire à [votre campagne], accepter les autorisations en son nom et renseigner les déclarations qui la concernent. Le club reste responsable de l'exactitude de ces déclarations.

Cette signature est enregistrée dans l'historique du dossier, avec votre nom. Elle dit qui a engagé le club — ne la cochez donc que si vous avez réellement l'accord de la personne (ou du parent, pour un mineur).

Où se trouve le bouton¶

Ouvrez la campagne, onglet Inscriptions. Le bouton violet Nouvelle inscription est en haut de la page, sur les listes Examen des inscriptions, Acceptées et Pré-inscrits.

Inscrire une personne que le club connaît déjà¶

Cliquez sur Nouvelle inscription.
Tapez au moins deux lettres du nom ou du prénom. La recherche porte sur les personnes que le club connaît déjà : ses adhérents, et toute personne inscrite à l'une de ses campagnes, même ancienne. Chaque résultat affiche la date de naissance et un badge Adhérent ou Ancien adhérent.
Cliquez sur la bonne personne.
Laissez cochée l'option Reprendre ses cotisations et ses réponses de l'an dernier si vous voulez gagner du temps (voir ci-dessous).
Cochez l'attestation, puis cliquez sur Inscrire [Prénom Nom].

Le dossier est créé et s'ouvre aussitôt : il ne reste qu'à le compléter.

La personne a déjà une inscription sur cette campagne

Son résultat affiche son statut et le lien Ouvrir le dossier : Intraclub vous y emmène plutôt que de créer un doublon.

Reprendre les cotisations et les réponses de l'an dernier¶

Intraclub va chercher le dernier dossier de la personne dans le club et reporte ce qui correspond dans la campagne en cours : les cotisations et options portant le même nom, et les réponses aux questions identiques du formulaire. Les cotisations que vous avez pré-cochées dans la campagne s'ajoutent. Les documents (certificat, justificatifs) ne sont jamais repris : ils doivent être fournis à nouveau.

Tout reste modifiable dans le dossier avant acceptation.

Option absente ?

Elle ne s'affiche que si la personne relève d'une inscription. Une pré-inscription ne demande ni cotisation ni réponse au formulaire : il n'y aurait rien à reprendre.

Créer une personne inconnue du club¶

Si la recherche ne donne rien, utilisez Créer une nouvelle personne (ou Créer « … » sous la liste des résultats). Renseignez le prénom, le nom, la date de naissance, puis cochez l'attestation et cliquez sur Créer et inscrire.

L'email est facultatif. Sans email, la personne ne recevra pas le récapitulatif de ce que vous déclarez en son nom et ne pourra pas consulter son dossier : son compte est alors géré par le club, et vous pourrez l'inviter plus tard (voir plus bas).

« Cette personne existe déjà »

Si les prénom, nom et date de naissance saisis correspondent à une personne déjà connue du club, Intraclub vous arrête et vous propose sa fiche. Choisissez Inscrire cette personne : son historique et ses dossiers passés resteront rattachés à la même fiche. Créer quand même ne se justifie que pour deux personnes réellement différentes (des homonymes de même date de naissance).

Inscrire un membre de la famille¶

C'est la marche à suivre pour un deuxième enfant, un conjoint, un parent : elle place le nouveau dossier sur le compte de la famille, et non sur un compte séparé.

Ouvrez le dossier d'inscription d'un membre de la famille déjà inscrit.
En haut de la page, cliquez sur Inscrire un membre de la famille.
Renseignez le prénom, le nom et la date de naissance de la personne. L'encadré violet rappelle à quel compte le dossier va rejoindre.
Cochez l'attestation, puis cliquez sur Créer et inscrire.

Ce que ce rattachement change :

Les réductions famille s'appliquent d'elles-mêmes. Une règle de réduction qui se déclenche au deuxième, au troisième inscrit du foyer compte les dossiers du compte : le nouveau dossier est pris en compte, et les dossiers déjà saisis sont recalculés.
Un seul compte pour la famille. Les dossiers s'affichent côte à côte en haut de la page : un clic passe de l'un à l'autre. Le bouton Paiements ouvre le compte commun, où tout se règle en une fois.
Un seul destinataire. Le récapitulatif part à l'adresse du compte de la famille. Un email saisi sur la fiche de la personne s'y ajoute, il ne le remplace pas.
L'historique garde la trace du rattachement et du compte choisi.

L'email de la personne reste facultatif

Un enfant n'a pas besoin d'adresse : le compte du parent suffit, c'est lui qui reçoit tout et qui voit les dossiers.

Une fiche qui appartient déjà à un autre compte

Si la personne que vous saisissez existe déjà sous un autre compte, l'inscrire la rattachera à son compte, pas à la famille dont vous êtes parti. Intraclub vous le signale avant de valider.

Ce qui se passe ensuite¶

Complétez le dossier. Il s'ouvre côté club, section par section : identité, cotisations, groupes, autorisations, questionnaire santé. Voir Le formulaire d'inscription.
Acceptez-le depuis Examen des inscriptions, comme n'importe quel dossier. C'est à ce moment-là — et seulement à ce moment-là — qu'un crédit est débité. Voir Crédits.
La personne reçoit un email récapitulatif intitulé « Inscription faite par votre club ». Il détaille ce que vous avez déclaré en son nom — cotisations, réponses, autorisations, questionnaire santé — ainsi que le montant restant à régler et les moyens de paiement. Il remplace l'email d'acceptation habituel : un seul message, pas deux. Le lien Voir mon dossier n'y figure que si la personne dispose de son propre compte.

Pré-inscription ou inscription ?

Vous ne choisissez pas : le dossier prend la nature de la période ouverte pour cette personne au moment où vous le créez. Hors période d'inscription, c'est un dossier complet qui est créé. Voir Pré-inscriptions ou inscriptions ?.

Les adhérents sans email¶

Une personne créée sans adresse email a un compte géré par le club. Vous les retrouvez tous dans Paramètres → Adhérents sans email, avec leurs inscriptions.

Le jour où vous obtenez leur adresse, cliquez sur Promouvoir, saisissez l'email et envoyez l'invitation : la personne reçoit un lien pour récupérer son compte, et le club s'en détache une fois le compte récupéré. Elle gère alors son dossier elle-même.