Inscriptions incomplètes et dossiers à compléter

À quoi ça sert : comprendre la différence entre les deux familles de dossiers bloqués — ceux que l'adhérent n'a jamais terminés, et ceux qui étaient valides mais que le club a rendus incomplets en modifiant son formulaire — et savoir quoi faire dans chaque cas.

Permission requise

Gérer les dossiers d'inscription pour consulter cette page et corriger un dossier. La suppression d'une inscription incomplète demande en plus la permission Supprimer les dossiers d'inscription.

Où les trouver

Ouvrez la campagne, onglet Inscriptions, puis la pastille Incomplètes. Son compteur additionne les deux cas, mais la page les sépare en deux blocs bien distincts : Inscriptions incomplètes en haut, Dossiers à compléter en dessous.

En un coup d'œil

	Inscription incomplète	Dossier à compléter
Ce qui s'est passé	L'adhérent a commencé à remplir le formulaire, mais n'a jamais validé son récapitulatif	Le dossier avait bien été validé, puis le formulaire du club a changé
Le club a-t-il reçu le dossier ?	Non	Oui
Statut de l'inscription	Brouillon — l'inscription n'existe pas encore pour le club	Inchangé : À valider ou Adhérent
Crédit consommé	Aucun	Oui, déjà — et il reste acquis
Qui peut débloquer	L'adhérent uniquement	L'adhérent ou vous, à sa place

Inscription incomplète : un panier abandonné

La dernière étape du formulaire est le récapitulatif. L'adhérent y relit tout ce qu'il a saisi — identité, groupe choisi, cotisations, autorisations, documents — avant de cliquer sur Valider l'inscription. C'est exactement le panier d'un site marchand : on vérifie son contenu avant de passer commande.

Tant que ce bouton n'a pas été cliqué, rien n'est transmis au club. Le dossier existe, il est enregistré, l'adhérent pourra le reprendre là où il s'est arrêté — mais pour vous, l'inscription n'a pas encore eu lieu. C'est d'ailleurs tout le paradoxe de ces dossiers : ils sont souvent complets et valides, comme sur la capture ci-dessus. Il ne manque que le clic final.

C'est très courant, et rarement inquiétant : la personne a été interrompue, elle attend le certificat médical du médecin, elle hésite entre deux créneaux, ou elle veut poser une question avant de s'engager.

Le même écran pour les pré-inscriptions

Sur une période de pré-inscription, le bouton s'appelle Confirmer la préinscription. Le principe est identique : sans ce clic, le club ne reçoit rien.

Côté club, ces dossiers sont regroupés dans le bloc Inscriptions incomplètes :

Pour chaque ligne, vous voyez le nom de la personne, son email, la date de sa dernière activité et un badge :

• Brouillon : un dossier commencé de zéro et jamais validé.
• Pré-inscription à convertir : la personne s'était pré-inscrite, elle a commencé à transformer sa pré-inscription en inscription complète, mais ne l'a pas terminée. Voir Pré-inscriptions ou inscriptions ?.

Ce que vous pouvez faire

• Relancer : cliquez sur Contacter en haut du bloc (le bouton indique le nombre de destinataires) et rédigez un message à l'ensemble des personnes concernées. C'est l'action la plus utile : la plupart de ces dossiers se débloquent avec un simple rappel.
• Supprimer : l'icône de corbeille efface définitivement un dossier abandonné, par exemple un doublon ou un essai. Cette action demande la permission Supprimer les dossiers d'inscription.

Vous ne pouvez pas valider à leur place

La validation du récapitulatif engage l'adhérent : il accepte les autorisations et certifie l'exactitude de ses réponses. Seul lui (ou le parent qui l'inscrit) peut le faire.

Un brouillon ne consomme aucun crédit

Le crédit n'est débité qu'au moment où vous acceptez un dossier. Une inscription incomplète, même vieille de plusieurs mois, ne vous coûte rien. Voir Crédits.

Dossier à compléter : le formulaire a bougé sous leurs pieds

Ces dossiers-là ont bel et bien été validés et transmis. Ils étaient conformes le jour où l'adhérent les a envoyés. Puis le formulaire de la campagne a changé — et ce qui était complet ne l'est plus.

Les cas les plus fréquents :

• vous ajoutez une question obligatoire au formulaire ;
• vous ajoutez une autorisation à accepter ;
• vous publiez une nouvelle version d'une autorisation existante : chacun doit la relire et l'accepter à nouveau ;
• vous rendez obligatoire une information d'identité (photo, adresse, téléphone…) ou le contact d'urgence ;
• vous ajoutez une exigence de santé ou un choix de cotisation obligatoire.

Plus rarement, le dossier peut aussi être signalé parce que l'adhérent a lui-même supprimé de son profil une information devenue obligatoire.

Le statut de l'inscription n'est pas remis en cause

Un dossier à compléter n'est pas un dossier annulé. L'adhérent reste Adhérent s'il avait été accepté, ou À valider s'il attendait votre décision. Son paiement, sa place dans son groupe et le crédit déjà consommé restent acquis. Le signalement dit seulement : « il reste quelque chose à corriger ici ».

Lire la liste

Chaque ligne porte le nom de la personne, son statut (Adhérent ou À valider), la date du dernier contrôle et un badge rouge indiquant le nombre de points à corriger. Cliquez sur la flèche pour déplier la ligne : vous voyez alors, point par point, exactement ce qui manque — « Autorisation parentale doit être accepté », « Licence Fédérale : veuillez faire un choix »… Ce sont exactement les messages que l'adhérent voit de son côté.

Comment ça se résout

Deux chemins, au choix :

• L'adhérent corrige lui-même. À sa prochaine visite, son récapitulatif affiche un bandeau rouge « X points à corriger » avec un bouton Corriger qui l'emmène directement au bon endroit du formulaire. Pour les prévenir tous d'un coup, utilisez le bouton Contacter en haut du bloc.
• Vous corrigez à sa place. Le bouton Modifier ouvre le dossier côté club : vous complétez les informations manquantes vous-même, ce qui est souvent le plus rapide quand vous avez déjà l'information (un numéro de licence, une adresse). Attention : une autorisation à accepter, elle, doit l'être par l'adhérent.

Dès que tous les points sont réglés, la ligne disparaît de la liste automatiquement.

Quand le contrôle a-t-il lieu ?

Intraclub revérifie chaque jour tous les dossiers validés des campagnes encore actives, et immédiatement après la modification d'une autorisation. Un dossier peut donc apparaître dans la liste le lendemain d'un changement de formulaire, sans que vous ayez rien à déclencher.

Modifier son formulaire en cours de saison

Ajouter une question obligatoire ou publier une nouvelle version d'une autorisation après l'ouverture des inscriptions fera basculer tous les dossiers déjà validés dans « Dossiers à compléter ». Ce n'est pas grave — personne ne perd son inscription — mais prévoyez de relancer vos adhérents. Quand c'est possible, réservez ce type de modification à la préparation de la campagne, avant l'ouverture.

Voir aussi Le formulaire d'inscription et Suivi des inscriptions.